Ved at digitalisere de manuelle processer har SR Hydraulik Service på Masnedø oplevet, at virksomhedens overskud er steget markant. De nye digitale systemer fjerner ikke kun fejl, men har også mindsket spildtid i opgaverne og gør det muligt at trække rapporter, som business controller Sara Arentoft Olsen bruger til at optimere forretningen yderligere.
SR Hydraulik Service ApS har oplevet en større forvandling de seneste år. Udover at være vokset til 10 medarbejdere, kan virksomheden prale af et langt større økonomisk overskud efter at have gennemgået en digitaliseringsproces af arbejdsgangene.
“Det mest fantastiske resultat er, at vi har ti-doblet vores bundlinje, og det skyldes helt sikkert digitaliseringen. Før kørte vi med håndskrevne arbejdssedler til både fakturering og løn, hvilket fungerede fint, dengang Simon (Arentoft Olsen, som er indehaver, red.) startede for sig selv,” fortæller Sara Arentoft Olsen fra SR Hydraulik Service ApS.
SR Hydraulik Service foretager hydraulik-service og reparationer af alle typer maskiner og entreprenør-materiel; det gælder lifte, hejse, kraner og andre maskiner, der har brug for at blive efterset eller have nye reservedele. SR Hydraulik Service har udekørende service, så man ikke behøver bugsere de store maskiner til værkstedet på Masnedø, hvor SR Hydraulik Service har hovedsæde.
SR Hydraulik Service foretager hydraulik-service og reparationer af alle typer maskiner og entreprenør-materiel. Fra venstre mod højre er det Jesper Rasmussen, Marianne Arentoft, Rene Westlund Rasmussen, Sara Arentoft Olsen, Simon Arentoft Olsen og Leif Rasmussen. Foto: Business Vordingborg
Erhvervshus Sjælland er en stor hjælp
Digitaliseringsarbejdet blev iværksat med hjælp fra Erhvervshus Sjælland, hvor forretningsudvikler Torben Kristensen hjalp virksomheden med at søge 100.000 kroner via puljen SMV:Digital til at få implementeret de IT-systemer, der nu holder styr på timer og materialer.
“Torben Kristensen fra Erhvervshus Sjælland har været en uvurderlig sparringspartner. Han er en stor gave for vores forretning. Han kontaktede os tilfældigvis på et tidspunkt, hvor jeg lige havde identificeret en masse administrative huller og manuelle processer, der kostede os dyrt,” fortæller Sara Arentoft Olsen.
Opdagede fejl i faktureringen
Sara Arentoft Olsen har en baggrund som handelsøkonom og arbejder som business controller hos SR Hydraulik Service ApS. Sara Arentoft Olsen tager sig af al administration og forretningsudvikling.
“I takt med, at vi voksede i antal medarbejdere, blev risikoen for fejl simpelthen for stor. Vi opdagede, at der var ting, der ikke blev faktureret korrekt,” siger Sara Arentoft Olsen.
“Jeg er stærk på dataanalyse og økonomi, men jeg anede intet om at source et IT-system. Torben hjalp mig med at blive klædt på til opgaven. Han stillede de rigtige spørgsmål, som fik mig til at reflektere over, hvad vores præcise behov var. Han har en stor viden om IT-markedet, og han guidede mig, så jeg selv blev i stand til at undersøge markedet, kontakte leverandørerne og specificere vores krav. Han kastede boldene op, og så blev det min opgave at gribe dem og skabe resultater. Den proces var helt afgørende for, at vi fandt den rigtige løsning,” husker Sara Arentoft Olsen.
Den nye digitale hverdag har gjort processerne nemmere og mere præcise for alle. Montørerne stempler nu ind og ud på opgaver via deres telefon, og hvis de bruger materialer, scanner de blot en stregkode. Det betyder, at de ikke længere skal bruge tid på at regne timer sammen eller huske, hvilke dele de har brugt til hvilken opgave. Alt bliver automatisk koblet til den rigtige kunde.
“
“Allerede efter den første måned kunne vi justere på fordelingen af det interne arbejde og på den måde optimere forretningen.”
Sara Arentoft Olsen | Business controller, SR Hydraulik Service ApS
– Hvis man har nogle ting, man synes skal være anderledes i ens virksomhed, så synes jeg helt sikkert, man skal kigge på mulighederne i Erhvervshus Sjælland og snakke med dem og bruge dem. De er altså virkelig dygtige, siger Sara Arentoft Olsen fra SR Hydraulik Service. Foto: Business Vordingborg
Digitaliseringen har været en game changer
Systemet er direkte forbundet med løn- og regnskabssystemet, så når Sara Arentoft Olsen godkender de indmeldte arbejdstimer, ryger de direkte til både fakturering og lønudbetaling.
“Det fjerner fejl og sikrer, at alle timer bliver registreret. Desuden kan montørerne tage billeder og tilføje noter til hver sag, hvilket giver en god kvalitetssikring og fjerner stress, hvis en kunde har spørgsmål til det udførte arbejde,” fortæller Sara Arentoft Olsen.
Samtidig giver det nye system mulighed for at holde en digital logbog over hver enkelt kundes maskiner, og der kan trækkes data og rapporter, som kan studeres, hvilket er et arbejde Sara Arentoft Olsen holder meget af:
“Jeg analyserer tallene minimum en gang om måneden for at se, om vi er effektive nok, og om vi fakturerer nok ud. Allerede efter den første måned kunne vi justere på fordelingen af det interne arbejde og på den måde optimere forretningen endnu mere. Digitaliseringen har været en total game changer for os,” fortæller Sara Arentoft Olsen.
“
“Vi er allerede i dialog med Torben om at søge en ny pulje fra Erhvervshus Sjælland, denne gang til forretningsmæssig sparring.”
Sara Arentoft Olsen | Business controller, SR Hydraulik Service ApS
Næste mål er organisationsstrukturen
Sara Arentoft Olsen nævner, at det vigtigste i samarbejdet med Erhvervshus Sjælland har været, at Torben Kristensen er en uvildig sparringspartner.
“Torben har ingen aktier i løsningen. Han er 100 % på vores banehalvdel. Han forstår vores branche og kunne endda sammenligne vores behov med en virksomhed, der servicerer trafiklys, hvilket er en parallel, jeg aldrig selv ville have draget. Da jeg er alene om det administrative, er det guld værd at have en som Torben at sparre med. Han kommer med et friskt perspektiv og erfaringer fra et utal af andre virksomheder, og vi har stadig løbende møder for at sikre, at vi udvikler os i den rigtige retning,” siger Sara Arentoft Olsen.
“Nu, hvor vi har fået styr på de grundlæggende administrative arbejdsgange og sikret, at de kan følge med vores vækst, er vores næste store fokus organisationsstrukturen. Vi er vokset hurtigt, og det er vi utroligt glade for, men vi vil gerne sikre os, at virksomheden er bygget stærkt nok til at kunne fortsætte væksten, uden at vi ‘knækker halsen’. Det er vigtigt for os at lande 100 % i de projekter, vi starter, før vi går videre til noget nyt,” siger Sara Arentoft Olsen.
Digitaliseringsprojektet giver blod på tanden
“Vi vil derfor nu investere tid i at styrke vores strategi og ledelse. Vi er allerede i dialog med Torben om at søge en ny pulje fra Erhvervshus Sjælland, denne gang til forretningsmæssig sparring. Målet er at sikre, at vi kan håndtere vores fremgang og udnytte vores forretningsmæssige muligheder fuldt ud,” siger Sara Arentoft Olsen.
“Når jeg kan se, hvor meget, det har ændret til den positive side med den digitalisering, vi nu har været igennem, så får jeg virkelig blod på tanden og kan næsten ikke vente, til vi får sat gang i det næste. Man skal blive ved med at udvikle sig for at blive ved med at være en succes,” siger Sara Arentoft Olsen.
Om Erhvervshus Sjælland
Erhvervshus Sjælland er et gratis, offentligt tilbud til små og mellemstore virksomheder i Region Sjælland, der ønsker at udvikle deres forretning. Her kan virksomheder få uvildig og målrettet sparring fra erfarne forretningsudviklere, som hjælper med alt fra digitalisering og automatisering til grøn omstilling, eksport, ledelsesudvikling og strategi.
Erhvervshuset fungerer som et bindeled mellem virksomheder og erhvervsfremmesystemet og hjælper med at finde de rette programmer, tilskudspuljer og rådgivere. Mange virksomheder får eksempelvis hjælp til at søge støtte gennem SMV:Digital, hvor der kan søges midler til implementering af nye IT-systemer og digitale løsninger.
Samtalerne med erhvervshusets forretningsudviklere er altid fortrolige og uden økonomiske interesser – det handler udelukkende om at skabe vækst og udvikling i virksomhederne.
Læs mere på ehsj.dk
